Gestione Whistleblowing

Secondo il D.Lgs 24/2023

“Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”

REV.	BREVE DESCRIZIONE E COMMENTO	DATA
0	EMISSIONE	15/12/2023

DOCUMENTO APPROVATO DAL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

1. PREMESSA

Il 30.03.2023 è entrato in vigore il D.Lgs 24/2023 (cosiddetta   Legge   sul Whistleblowing)   che   riguarda   la  tutela dei whistleblowers, cioè di coloro che segnalano la violazione di normative nazionali o europee che ledono l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’Ente privato, di cui siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo.

La segnalazione può riguardare violazioni già commesse   o non   ancora commesse   (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo ), nonché condotte volte ad occultarle ( per esempio occultamento o distruzione di prove).

La Legge sul Whistleblowing è di fatto una disciplina che persegue, come fine ultimo, il contrasto e la prevenzione dei fenomeni illeciti nelle organizzazioni pubbliche e private, incentivando l’emersione di condotte pregiudizievoli in danno dell’ente di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

In particolare il Decreto suddetto sancisce:

• L’obbligo di attivare un canale di segnalazione interno, sentite le rappresentanze sindacali o le organizzazioni sindacali
• L’obbligo di garantire la riservatezza dei segnalanti, degli eventuali facilitatori (coloro che assistono i segnalanti), dei contenuti delle segnalazioni e dei soggetti menzionati nelle segnalazioni stesse
• Il divieto di atti ritorsivi e/o discriminazione nei confronti dei segnalanti
• Stabilisce i soggetti che possono fare delle segnalazioni ovvero: lavoratori dipendenti e autonomi, liberi professionisti e consulenti, collaboratori, fornitor i, volontari, tirocinanti, azionisti della società

2. SCOPO, CAMPO DI APPLICAZIONE E DESTINATARI

Scopo della presente procedura,  disponibile sul sito internet https://www.fonderievaldelsane.com al link “Segnalazione Illeciti” è descrivere i criteri e le modalità operative adottati da FONDERIE VALDELSANE in conformità ai dettami del D.Lgs 24/2023 per:

• Trasmettere, ricevere, analizzare, gestire le Segnalazioni di informazioni, acquisite nel contesto lavorativo, relative a violazioni di disposizioni normative nazionali (fra queste rientrano i reati presupposto per l’applicazione del Lgs 231/01 e le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel suddetto decreto) e previste dall’Unione Europea, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente
• Garantire la tutela di specifiche categorie di soggetti che effettuano le suddette segnalazioni

I destinatari della procedura sono:

• Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
• Lavoratori subordinati, Lavoratori autonomi, Liberi professionisti e consulenti, Tirocinanti/Stagisti retribuiti e non retribuiti, che svolgono la loro attività presso FONDERIE VALDELSANE Per tutti i suddetti soggetti, la tutela si applica anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico.

Quanto previsto nel presente documento si applica, laddove possibile, anche alle Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate.

Sono invece escluse dall’ambito di applicazione della presente procedura le segnalazioni:

• legate a un interesse personale del segnalante, che attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi, segnalazioni su trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di una lesione dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente privato);
• in materia di sicurezza e difesa nazionale;
• relative a violazioni già regolamentate in via obbligatoria in alcuni settori speciali, alle quali continua dunque ad applicarsi la disciplina di segnalazione ad hoc (servizi finanziari, prevenzione riciclaggio, terrorismo, sicurezza nei trasporti, tutela dell’ambiente).

La procedura si applica anche nel caso di   segnalazioni che intervengano nell’ambito di un rapporto di lavoro poi terminato, se le informazioni sono state acquisite durante il suo svolgimento, nonché qualora il rapporto non sia ancora iniziato e le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante la selezione o in altre fasi precontrattuali.

Tutte le segnalazioni  rientranti nelle predette tipologie saranno gestite dall’ Organismo di Vigilanza (OdV) che si avvale per la loro raccolta del Responsabile delle Risorse Umane (HR) – in qualità di membro dell’OdV, che provvederà al successivo inoltro agli altri componenti l’ Organismo di Vigilanza.

Nel caso in cui il segnalante, per la specifica segnalazione ravvisi un conflitto di interessi perché,  per esempio, la segnalazione ha per oggetto i membri dell’ OdV può ricorrere al canale esterno di segnalazione di ANAC “Autorità Nazionale Anti Corruzione” attraverso il link https://www.anticorruzione.it/whistleblowing. In generale sarà possibile ricorrere al canale di segnalazione esterna nei seguenti casi: se la stessa non ha avuto seguito; se la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; se la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

3. APPROVAZIONE E REVISIONE DELLA PROCEDURA

La presente Procedura è soggetta all’approvazione  mediante delibera del Consiglio di amministrazione per la cui redazione/revisione sono coinvolte le strutture aziendali (compreso l’OdV) interessate al fine di assicurare una chiara definizione e condivisione degli obiettivi, dei ruoli e delle responsabilità. L’approvazione avviene a seguito di informativa resa alle rappresentanze sindacali aziendali.

4. RIFERIMENTI

Costituiscono riferimenti normativi esterni:

• Decreto Legislativo 8 giugno 2001 231 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”)
• Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR
• Decreto Legislativo 30 giugno 2003 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e successive modifiche ed integrazioni
• Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. Whistleblowing)
• Decreto Legislativo 10 marzo 2023 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937
• Linee Guida ANAC di cui alla Delibera n°311 del 12 luglio 2023.

Costituisce un riferimento documentale interno il Modello Organizzativo 231 di FONDERIE VALDELSANE

 5. DESCRIZIONE DEL PROCESSO E RESPONSABILITÀ

Le segnalazioni sono gestite e valutate dall’ Organismo di Vigilanza; l’attività di raccolta e svolgimento di tutti gli approfondimenti istruttori richiesti, è eseguita da HR- in qualità di componente dell’OdV. FONDERIE VALDELSANE assicura la formazione del personale addetto alla gestione delle segnalazioni .

5.1 Inoltro delle segnalazioni

Le segnalazioni possono essere inoltrate a FONDERIE VALDELSANE in forma scritta per posta raccomandata all’indirizzo Strada di Gabbricce 6 – Monteriggioni (si), oppure utilizzando la casella vocale raggiungibile al numero 0577/1698018 attraverso la quale registrare il messaggio di segnalazione o in alternativa il messaggio di richiesta di un incontro diretto, che avverrà in forma riservata entro 10-15 giorni dalla richiesta. Il messaggio vocale sarà consultabile da HR che riceve al momento della sua registrazione una notifica sul proprio indirizzo di posta elettronica. La casella vocale avrà tutti i requisiti di sicurezza per garantire la riservatezza dei dati immessi.

Nel caso si ricorra alla forma scritta la segnalazione dovrà essere inserita in due buste chiuse, includendo:

• nella prima, i dati identificativi del segnalante (nome, cognome, CF, indirizzo), unitamente a un documento di identità;
• nella seconda, l’oggetto della segnalazione;

Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”.

Nel caso si ricorra alla casella vocale per richiedere un incontro diretto, sarà indispensabile  lasciare un recapito per poter essere contattati al fine di conoscere giorno e orario dell’incontro stesso che avverrà in forma riservata con HR. A seguito dell’incontro sarà redatto da HR il verbale dell’incontro,  nel quale saranno riportati anche i dati del segnalante (nome, cognome, CF, indirizzo) e il riferimento a tutti i documenti eventualmente forniti.

Il verbale verificato ed eventualmente rettificato dal segnalante sarà duplicato e, su ciascuna delle copie, saranno apposti (in originale) luogo, data e firma (del segnalante e di HR). Una copia sarà rilasciata al segnalante, una copia sarà trattenuta da HR prima del suo inoltro (mai ricorrendo all’utilizzo del canale di posta elettronica) all’OdV.

Per la conservazione del verbale e di ogni altro eventuale documento fornito dai segnalanti (pervenuto per posta o brevi manu) si adotteranno tutte le misure di sicurezza previste per la gestione cartacea dei dati secondo la privacy policy aziendale; per la conservazione dei messaggi vocali contenenti le segnalazioni si adotteranno tutte le misure necessarie a garantire la riservatezza dei dati in essi contenuti.

Chiunque all’interno di FONDERIE   VALDELSANE ricevesse una segnalazione (nella quale sia specificato che si tratti di whistleblowing) è soggetto ai seguenti obblighi:

• trasmissione nella immediatezza (senza alcun ritardo) al  Responsabile della Funzione HR senza trattenere alcun documento;
• riservatezza delle informazioni di cui è venuto a conoscenza compresi i dati personali del segnalante o di persone oggetto di segnalazione;
• Notifica al segnalante dell’avvenuto inoltro alla funzione preposta per la raccolta/gestione delle segnalazioni entro al massimo sette giorni dalla sua ricezione.

La mancata comunicazione di una Segnalazione ricevuta, nonché la violazione dell’obbligo di riservatezza, costituiscono una violazione della   Procedura e potranno comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari. FONDERIE VALDELSANE assicura una formazione in merito a tutti i dipendenti.

5.2 Contenuti delle segnalazioni

Affinché la segnalazione produca un seguito, occorre che essa sia il più possibile circostanziata pertanto il segnalante è invitato a fornire (qualunque sia stato il canale adottato per le segnalazioni ) per quanto nelle sue possibilità, le seguenti informazioni:

• Chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione con la specifica dei tempi e dei luoghi in cui gli stessi si sono verificati e delle modalità con cui il segnalante ne è venuto a conoscenza
• le generalità o altri elementi (per esempio funzione svolta) che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati
• eventuale documentazione probante (questa non deve mai essere inoltrata per mail)

E’ preferibile, ai fini di consentire gli accertamenti necessari, che il segnalante fornisca i suoi dati identificativi (nome, cognome, CF), nonché un recapito (di posta analogica) a cui comunicare la conferma della presa in carico della segnalazione ed i successivi aggiornamenti.

5.3 Ricezione delle segnalazioni

HR entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione deve inoltrare al recapito indicato dal segnalante l’avvenuta corretta ricezione della stessa. In mancanza di dati di contatto del segnalante, la segnalazione non ricade nel campo di applicazione della “Legge whistlebowing”, tuttavia la stessa viene tracciata, se possibile viene valutata e comunque archiviata secondo la privacy policy aziendale. Nel caso di indisponibilità temporanea di HR (per esempio per malattia e/o ferie), sul sito aziendale sarà specificato che il canale è chiuso temporaneamente fino ad una data stabilita.

5.4 Protocollazione, Valutazione della procedibilità e dell’ammissibilità classificazione e analisi preliminare della Segnalazione

 HR quale membro dell’OdV, protocolla la segnalazione ricevuta (per posta, per casella vocale o per incontro diretto) in apposito registro (nel quale sarà annotata successivamente   fra gli altri, la fondatezza o no della segnalazione e la data di archiviazione/chiusura) quindi provvede a condividerla con l’intero ODV. Quest’ultimo provvederà a darne avviso immediato all’AD per consentirgli di informare l’intero organo direttivo e procederà alla accurata analisi della segnalazione per valutarne la procedibilità e ammissibilità la cui delibera definitiva sarà responsabilità successiva del CDA.

L’analisi preliminare può portare ad accertare i seguenti casi:

• La segnalazione ha ad oggetto questioni non ricadenti nel campo di applicazione della legge whistlebowing oppure proviene da un soggetto non legittimato a fare la segnalazione
• La segnalazione è a giudizio dell’OdV infondata e procederà alla sua archiviazione
• La segnalazione necessita di ulteriori approfondimenti; in tal caso HR provvede alla richiesta di integrazioni
• la segnalazione è adeguatamente circostanziata, dunque l’OdV procederà con le fasi successive dell’istruttoria.

In tutti i casi spora descritti l’OdV procederà ad informare L’Amministratore Delegato per permettergli di inserire nell’ordine del giorno del primo CDA utile quanto riportato dall’OdV e decidere se procedere all’archiviazione della segnalazione, se richiedere integrazioni per approfondire l’istruttoria oppure procedere con l’istruttoria perché ritenuta la segnalazione sufficientemente circostanziata. Nel caso la segnalazione riguardi un membro dell’OdV, per garantire l’imparzialità del procedimento questo sarà escluso dalla gestione della segnalazione.

5.5 Esecuzione dell’Istruttoria

Durante l’istruttoria si esegue la verifica della fondatezza e veridicità dei fatti segnalati, anche mediante approfondimenti e attività di auditing/investigazione affidate alla funzione HR. In questa fase si potrà ricorrere:

• alla consultazione di dati/documenti aziendali utili ai fini dell’istruttoria ( per esempio estrazioni da sistemi aziendali) e/o di banche dati esterne (per esempio banche dati su informazioni societarie);
• alla raccolta di dichiarazioni dei soggetti menzionati all’interno della segnalazione;
• all’acquisizione di ulteriori informazioni da parte del segnalante.

Di ciascuna investigazione HR preparerà un Report da sottoporre all’intero OdV contenente almeno le seguenti informazioni:

• descrizione dei fatti accertati
• evidenze a supporto raccolte
• cause/criticità che hanno consentito il verificarsi della situazione segnalata

Dall’analisi del Report possono verificarsi le seguenti circostanze:

• la segnalazione è infondata: l’OdV fa una proposta di archiviazione all’Amministratore Delegato completa   della   comunicazione dell’eventuale accertamento della malafede del segnalante (il processo di accertamento deve sempre essere eseguito  anche mediante HR). L’Amministratore Delegato convoca un CdA al fine di decidere in merito all’archiviazione  della segnalazione e di deliberare in caso di segnalazione fatta in malafede, l’opportunità  di procedere ad una denuncia dei fatti all’autorità giudiziaria. In quest’ultimo caso laddove venga riconosciuto dalle autorità competenti il reato di calunnia nei confronti del segnalante, si applica il sistema sanzionatorio  previsto dal Modello 231 dell’azienda.
• la segnalazione è fondata: l ’OdV ne fa comunicazione all’Amministratore Delegato proponendo le più opportune azioni mitigative e/o correttive da attuare. L’Amministratore Delegato convoca un CdA al fine di assumere le decisioni circa le azioni correttive/mitigative  da assumere, le eventuali sanzioni da comminare (in conformità al Modello 231/01 aziendale e/o al CCNL applicato), l’eventuale denuncia dei fatti all’autorità giudiziaria.

Tutte le decisioni assunte in sede di CdA sono comunicate all’OdV che attraverso la funzione HR, provvede alla registrazione dell ’archiviazione o della chiusura della segnalazione.

5.6 Riscontri al Segnalante

HR entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione o, in mancanza di detto avviso (per segnalazioni fatte mediante incontro diretto) alla scadenza dei sette giorni dal ricevimento, comunica al segnalante:

• l’archiviazione predisposta o che si intende predisporre;
• la trasmissione all’Autorità competente già effettuata o che si intende effettuare;
• le decisioni assunte dal CdA (se già prese).

Laddove nei termini di cui sopra HR non abbia comunicato la determinazione definitiva sul seguito della segnalazione, ma solo le attività che si intendono intraprendere, lo stesso provvederà alla successiva comunicazione  quando la segnalazione sia stata definitivamente chiusa (con archiviazione o no).

6. TUTELA DEI DATI PERSONALI

Ogni trattamento dei dati personali, è effettuato nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D.Lgs 24/2023 ed in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali di cui al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati –   GDPR),   al   D.Lgs   196/03   e   D.Lgs 51/2018. La tutela dei dati personali è assicurata   oltre   che   al   Segnalante   (per   le   segnalazioni   non anonime), al Facilitatore (persona che assiste il Segnalante),   nonché   alla   Persona   coinvolta o menzionata nella segnalazione. Al   whistleblower   viene   resa   un’informativa   sul   trattamento   dei   dati   personali   attraverso la pubblicazione della stessa sul sito aziendale al seguente link.

Al fine di garantire la tracciabilità, la riservatezza, la conservazione e la reperibilità dei dati durante tutto il procedimento, i documenti sono conservati e archiviati mediante l’adozione di adeguate misure di sicurezza previste nella privacy policy aziendale. Tutta la documentazione sarà conservata per il tempo necessario alla trattazione della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura al segnalante. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente,  sono  cancellati tempestivamente. Gli originali delle segnalazioni pervenute in forma cartacea sono conservati in apposito ambiente protetto.

7. TUTELA DEL SEGNALANTE

FONDERIE VALDELSANE   garantisce   la   tutela   della   riservatezza   e   della   non   discriminazione   del segnalante e dei seguenti soggetti: facilitatore,   persone   del   medesimo   contesto   lavorativo   del segnalante, che sono a lui legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, colleghi di lavoro del segnalante, enti di proprietà del segnalante, enti press o i quali il segnalante lavora.

7.1 Tutela della riservatezza

A tutela della riservatezza del segnalante e dei soggetti sopra esposti FONDERIE VALDELSANE ha implementato una serie di procedure e misure di sicurezza come descritto nel precedente punto 6.

Qualora nell’ambito  dell’eventuale procedimento disciplinare instaurato  a carico   del   segnalato,   i   fatti addebitati fossero fondati in tutto o in parte sulla segnalazione (e non su accertamenti distinti e ulteriori alla segnalazione stessa) l’identità del segnalante può essere rivelata   al soggetto coinvolto   dalla segnalazione stessa purché ricorrano contemporaneamente i due requisiti seguenti

• il consenso del soggetto segnalante;
• la comprovata necessità da parte del segnalato di conoscere il nominativo del segnalante ai fini di un pieno esercizio del diritto di difesa.

7.2 Divieto di discriminazione

Il soggetto segnalante (così come tutti i soggetti sopra esposti) non potrà essere sanzionato, licenziato o sottoposto a qualsiasi misura discriminatoria,  diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione.

Per misure discriminatorie si intendono  per esempio   le azioni   disciplinari   ingiustificate, le molestie sul   luogo di lavoro, eventuali modifiche delle mansioni o della sede di lavoro ed ogni altra modifica peggiorativa delle condizioni di lavoro che si ponga come forma di ritorsione riconducibile alla segnalazione fatta. Il soggetto segnalante (così come gli altri soggetti tutelati) che ritiene di aver subito una discriminazione per aver effettuato una segnalazione, può fare ricorso al l’ANAC; nei procedimenti   conseguenti   (solo   nei riguardi dei segnalanti) la legge prevede un’inversione dell’onere della prova e sarà, dunque, FONDERIE VALDELSANE a dover dimostrare che la presunta ritorsione non è connessa alla segnalazione ma dipende da ragioni estranee rispetto alla segnalazione in questione.

8. INFRAZIONE  DELLA PROCEDURA

La mancata osservanza della presente procedura comporta per i dipendenti di FONDERIE VALDELSANE la possibilità di applicazione del Sistema Sanzionatorio  previsto dal Mod 231 in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.